--2004年10月20日在上海市第十二届人民代表大会常务委员会第十五次会议上
上海市档案局局长刘南山
主任、各位副主任、秘书长、各位委员：
受市人民政府委托，就市人民政府提请市人大常委会审议的《上海市档案条例修正案（草案）》（以下简称《修正案（草案）》）作如下说明：
一、修正《上海市档案条例》的必要性1995年6月16日上海市第十届人民代表大会常务委员会第十九次会议通过了《上海市档案条例》（以下简称《条例》）。《条例》对于加强档案的科学管理和有效利用、促进本市档案事业的发展起到了积极的作用。但是随着经济、社会的不断发展，本市档案工作出现了一些新的情况和问题，主要表现在以下几个方面：
（一）《条例》的内容已不能完全适应档案工作的实际需要。近年来，随着政府逐步推进政务公开，各级综合档案馆的职能比过去有了一定的拓展。如，目前各级综合档案馆承担了接收行政机关送交的行政规范性文件、提供政府信息查阅服务，以及对重要会议、重大活动的档案管理进行监督等职责，需要以法规的形式予以明确。
（二）1999年《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）修改以后，《条例》的部分条款与其发生了抵触，需要对《条例》作相应的修改。
（三）国家自2002年起，先后公布了三批取消或者调整审批方式的行政许可事项的决定。
《中华人民共和国行政许可法》公布后，本市又对地方现有的行政许可事项进行了清理。根据国家的决定和本市清理的结果，《条例》中的若干行政许可事项有的被取消，有的需要进行调整。
综上所述，有必要对《条例》的部分条款进行修正。
二、主要修改内容的说明（一）与《实施办法》的有关规定相衔接《实施办法》于1999年修改后，对档案及其复制件出境的审批权限、档案公布的形式、行政处罚作出了新的规定。主要体现在：1、明确馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准；2、增加了通过电子出版物、公众计算机信息网络等公布档案的方式；3、明确了《中华人民共和国档案法》所规定的罚款的具体数额。据此，《修正案（草案）》对《条例》第二十九条、第三十七条、第四十四条作了相应的修正和完善。
（二）增加了向综合档案馆送交行政规范性文件和综合档案馆需向公众提供政府信息的规定
本市自2002年起在各级综合档案馆设置了行政规范性文件的阅览窗口，这一措施符合政务公开的要求，方便了市民查阅，收到了良好的效果。为了保证此项措施得到有效推行和落实，并结合当前政府信息公开的要求，《修正案（草案）》新增了两方面的规定：一是要求行政机关在将其制定的行政规范性文件报送人民政府备案时，应当送交相应的市或者区、县综合档案馆。二是各级综合档案馆作为同级人民政府政府信息公开集中查阅的场所，应当将其所保管的属于政府机关公开范畴的政府信息，提供公众阅览。
（三）完善了向综合档案馆移交档案的规定《修正案（草案）》在向综合档案馆移交档案方面，增加了三项内容：
第一，随着本市组织或者承办的全国性、国际性的会议和重大的经济、科学、技术、文化、体育等活动日益增多，产生的重要档案也越来越多。这些档案反映了各种重要会议、重大活动的进程、成果，具有重要的存史资政的作用。然而，由于这些重要会议、重大活动通常都是由临时机构组织或者承办的，因此在档案工作方面存在着薄弱环节：一是临时机构缺乏专业的档案管理技术，二是临时机构解散后，容易引起档案的散失。据此，《修正案（草案）》分别对《条例》第十七条和第二十三条进行了修改，增加了档案行政管理部门对重要会议、重大活动建档应当进行指导和有关机构应当及时移交档案的内容。
第二，《实施办法》规定，列入省级和区、县级综合档案馆收集范围的档案，立档单位应当分别自档案形成之日起20年和10年向综合档案馆移交。但从社会发展的现实需求看，档案移交进馆的时限过长，一方面导致大量档案长期滞留各机关单位，造成库房紧张、管理困难；另一方面也影响了档案的及时开发利用。因此，《修正案（草案）》根据实践的需要，在第二十三条增加第二款，即对列入综合档案馆收集范围并且依法可以随时向社会开放的经济、科学、技术、文化等档案，法人和其他组织可以提前向综合档案馆移交。这样既能减轻有关单位的负担，也可使档案得到更加及时地利用。
第三，《修正案（草案）》根据《实施办法》的有关规定，在第二十三条中补充了机构被撤销后档案移交的规定。
（四）取消和修改了若干行政许可规定1、根据《国务院关于取消第一批行政审批项目的决定》（国发〔2002〕24号）的规定和今年上海市第十二届人民代表大会常务委员会第十三次会议通过的《关于停止执行本市地方性法规设定的若干行政许可事项的决定》，删去了《条例》第十条第二款"企业事业组织设置档案馆的，应当报市档案行政管理部门备案"，第十四条中"取得岗位资格证书"和第十五条中"应当经市档案行政管理部门资质认定"的内容。需要说明的是，考虑到档案工作专业性较强，对从事档案工作的人员提出一定的专业要求还是必要的，因此《修正案（草案）》在《条例》第十二条中增加了一款，即"法人和其他组织应当根据档案工作的要求组织档案工作人员参加档案业务培训"，同时将《条例》第十五条修改为"从事档案鉴定、评估中介业务的人员，应当具备档案专业基础理论知识和档案价值、等级鉴定评估的专业知识"。
2、对与《中华人民共和国行政许可法》不一致的行政许可事项，进行了修改。《条例》第二十条第二款规定，市或者区、县的重点建设工程和重大科学技术研究项目的验收、鉴定，必须由市或者区、县档案行政管理部门、项目主管部门的档案机构以及按照规定有接收该档案任务的档案馆对项目档案进行验收。这样的规定，实际上未明确三个档案验收主体之间的职责和关系，容易产生理解上的歧义，造成在实际工作中重复验收、分别发证的情况，不仅与行政许可法的有关规定不相符合，也给管理相对人增添了不必要的负担。因此，《修正案（草案）》将其修改为由档案行政管理部门组织该项目主管部门的档案机构以及按照规定有接收该档案任务的档案馆进行验收。
此外，《修正案（草案）》对《条例》第二十三条第二款、第二十八条第二款、第二十九条中有关档案延长移交的条件、档案出售出境的审批程序等也作了相应修改。
《修正案（草案）》及以上说明，请予审议。
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