书信规范

　　在现代社会中，随着科学技术的进步，通讯工具越来越丰富，人们相互间的联系越来越迅捷。但是信函仍以其某些特殊的作用，作为目前传递信息、交流思想、表达情感的基本载体。

　　任何一封信函，既要发挥通联功效，又要以礼敬人，除了程式必须规范外，还应尽可能做到礼貌、完整、清楚、正确和简洁，因这五点要求的英文词汇均以字母“C”冠首，故而被称为“五C原则”。

　　礼貌，指写信人写信时要像真正面对收信人，以必要的礼貌向对方表达敬意。因此信文起首应用尊称，前段不可缺少向对方的问候，信文结束须使用规范的祝福语，署名应该用谦称。

　　完整，指写信不但要求信文内容完整我缺，避免传递错误信息，而且信封上的收发信人地址、姓名、邮政编码都要书写完整，不遗漏、不简化，以保证信函的顺利递送。

　　清楚，包括信函内容表达清楚和字迹书写清楚，内容表达清楚指叙事表意容易理解，不会产生歧义和误会；字迹书写清楚指评论家清晰可辨，不潦草、不涂抹乱改。

　　正确，指信中的称呼、遣词造句都必须正确规范，力求不写错字、别字。不会写的字，可查字典，不要随意夹用汉语拼音或外文，没有搞清含意的词语，不要滥用。信封上收信人的称呼，不应出现发信人的私人称呼，如“大人”、“父亲”、“爱妻”等，因为这是供邮递员或带信人用的，故宜用泛指的称呼，如“先生”、“小姐”、“女士”、“同志”等。

　　简洁，写信函要讲人情味，但也讲究言简意赅，“有事言事，言罢即止”，空话、废话太多，浪费收信人的时间是不礼貌的表现。

　　公文规范

　　公文，“公务文书”的简称。是机关、社会团体、企事业单位办理各种公务时使用的书面文字工具。公务，一般包括传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验六个内容。公文又泛指机关常用应用文。规范的公文一般要具备以下要素：版头，发文字号，标题(内容摘要)，受文机关(包括主送、抄报、抄送)，正文，附件，制文机关，制文日期，用印或签署。公文结构的附属标记包括密级、缓急程度、阅读范围、份数编号、承办文件记录、主题词。公文的标准格式要求是：一律横写横排；自左而右书写；左侧装订；用纸一般为十六型(长26厘米、宽18.5厘米)，四周空白处分别为：左边2.5厘米、右边2厘米、底边2.5厘米、眉头3-4厘米；结构项目与附属标记齐全清楚，排列科学。不过，需要注意的是，格式的版头并非一成不变的，将因行文方向或内容不同而有所变化。